Лекции по MS Exel

Лекция № 1   Лекция № 2   Лекция № 3   Лекция № 4                                                                                         Искам вкъщи !
Лекция   № 2
Въвеждане на съдържание в клетките.


    Създаването на таблица се прави на няколко етапа. Първо се въвеждат данните или част от тях. Втората стъпка е да се форматират данните и клетките, така както искаме. После се очертава самата таблица. Накрая се добавя заглавие и други дребни текстове, ако е необходимо и ако се приготвя за разпечатване се извършва и допълнително форматиране - евентуално.
    Обикновено първо се въвеждат заглавията на колоните в таблицата. Избира се съответна клетка и се пише в нея заглавието. С Tab се преминава към следващата и се пише нейното заглавие. Като се приключи със заглавията на клетките, отдолу под тях се въвеждат и съответните данни. Придвижването между клетките става със стрелките, Tab и Ентер. При грешка може да се върнеш с Backspase и да я коригираш или да избереш сгрешената клетка и да я въведеш наново или да я избереш и като кликнеш с ляв бутон на мишката в полето за формули да я редактираш без да я изтриваш изцяло. При въвеждане на повече символи те излизат извън границите на клетката, но това не трябва да те притеснява. Това се оправя после при форматирането. Като натиснеш Tab ще преминеш към следващата клетка и ако текстът от предишната е по-дълъг - все едно си стъпила върху него, но ако погледнеш горе в лентата за формули, ще видиш, че е празен т.е. клетката е празна и спокойно си въвеждаш в нея съдържанието. После можеш да кликнеш върху клетката с дългия текст, от който се вижда само началото и горе в лентата за формули да се увериш, че нищо не е загубено от него и съдържанието му си седи, както си го въвела.
    Като приключиш с въвеждането се преминава към форматиране. Най-простото форматиране е да се разширят или стеснят колоните и редовете, така, че да се вижда цялото съдържание. Това става като се стъпи с мишката в кутийките най-горе на листа, които съдържат имената на колоните или съответно в кутийките отляво, които съдържат номерата на редовете. Забележи, че маркерът на мишката там става стрелка. Ако сега натиснеш ляв бутон се маркира цяла колона, или съответно цял ред. Ако обаче, застанеш с маркера на границата между две колони или два реда маркерът става съответно вертикална черта със стрелки наляво и надясно или хоризонтална черта със стрелки нагори и надолу. При това положение можеш да натиснеш ляв бутон на мишката и да влачиш чертата разделяща колоните или редовете съответно наляво и надясно или нагоре и надолу, с което променяш ширината на колоните или височината на редовете. Сега можеш да разшириш редовете така, че да се вижда нормално всичко въведено до момента.
    Накрая ще очертаем самата таблица. Маркираме всички клетки, в които има нещо въведено. Може по два начина. Първият е като стъпим в горната лява клетка с първото заглавие на колона и влачим с натиснат ляв бутон надолу и вдясно, докато маркираме всички необходими клетки. Вторият начин е като маркираме /клик с ляв бутон/ първата, горна, лява клетка с първото заглавие и после с натиснат Shift най-долната дясна клетка на нашата таблица /клик с ляв бутон/. Цялата ни таблица трябва да е маркирана /тъмна/. Сега в лентата за инструменти търсиш една иконка, която прилича на прозорче с 4 стъкла /с име Borders/ и кликаш върху стрелкичката, която е вдясно до нея. Отваря се малка табличка с различни варианти на очертаване. Избираш прозорчето, което е с черни линийки и го натискаш. Ако не се очертаят клетките на нашата таблица при принтиране ще излезе само съдържанието - няма да се виждат клетките. С това първата ти таблица е готова. Можеш да я видиш как изглежда, като в лентата с инструменти, до принтерчето натиснеш Print preview /иконката, която представлява бял лист с лупа върху него/. Ако това го няма в лентата с инструменти можеш да го намериш в менюто File.


УПРАЖНЕНИЕ:

Ще направиш малка таблица с продукти, дати и цени. Това, което трябва да въведеш е заградено в кавички. Тях не ги въвеждаш - само текста, който заграждат.

1.    Отвори нов екселски документ. Маркирай клетка A3 /първа колона, трети ред/. Въведи в нея "№". С Tab премини в следващата клетка. Въведи "Име на продукт". Tab. В следващата въведи "Дата". Tab. Въведи "Цена". Натисни Ентер. Ще се върнеш в клетка A4. Въведи "1". Няма да те подсещам за Tab. Под име на продукта въведи "Дънна платка". До него "12.05.08". И накрая "120". Ентер. На следващия ред въведи следните данни: "2", "Видеокарта", "12.05.08" и "150.25" , Ентер. На следващия ред въведи "3", "Клавиатура", "13.05.08" и "15.50". Ентер. На следващия въведи "4", "Мишка безжична", "13.05.08" и "25.3"

2.    Забележи, че по-дългият от ширината на колоната текст се скрива под следващата клетка и не се вижда. Кликни върху клетка с такъв текст, например Мишка.... и виж горе в лентата за формули, че текстът си седи в клетката пълен "Мишка безжична". Забележи също, че като въвеждаш датата във формат 12.05.08 Ексел разбира, че това е дата и я форматира по подразбиране във вида 12.5.2008. Като въвеждаш цифрите на цените Ексел маха незначещите нули. Но когато става дума за валута може да се настроят клетките, където тя се въвежда да показват колкото цифри след десетичната запетая са ни необходими. Това - в следващите лекции.

3.    Да форматираме клетките на таблицата. Стъпи с мишката на границата между клетките A и B, горе, където са буквите обозначаващи колоните. Маркерът на мишката става вертикална чертичка със стрелки наляво и надясно. Натисни при това положение ляв бутон на мишката и влачи наляво. Излиза подсказка с ширината на колоната, и в пиксели. Настрой колоната на 20 пиксела и пусни бутона на мишката. Сега направи същото с втората колона като застанеш на границата между колони B  и C и влачи надясно. Настрой ширината примерно на 125 пиксела или повече, така, че да се вижда целия текст и в най-дългите редове долу. Можеш да направиш същото за всички колони по твой вкус. Можеш да направиш, например реда със заглавията на твоята таблица по висок, просто стъпи с мишката в лявата лента на границата между 3 и 4 ред, и когато маркерът стане хоризонтална черта със стрелки нагоре и надолу, натисни ляв бутон на мишката и влачи надолу, примерно до 30 пиксела. С това таблицата, като съдържание е готова.

4.    Да я очертаем. Застани с мишката на първата клетка, където е въведено №. Натисни ляв бутон и влачи до последната клетка, където е въведена цената на мишката. Пусни бутона - трябва да си маркирала цялата таблица. Намери горе в лентата с инструменти Borders /като прозорче с 4 стъкла/, натисни малката стрелкичка до него и избери прозорчето с плътните черни линии - обикновено е на последния ред второто и се казва All borders. Натисни го и твоята таблица ще се очертае. Кликни върху произволна клетка и ще видиш резултата.

5.    За да видиш как ще изглежда таблицата ти при разпечатване, натисни Print preview. От този режим се излиза, като горе се натисне бутон Close.

6.    Запази първата си екселска таблица  File -> Save as...   избери си някоя папка за учебните материали, дай име на файла и го сейвни.

7. Направи упражнението поне 3 пъти, като можеш да си играеш с данните и настройките.


В следващата лекция ще разгледаме по-подробно форматирането.
Лекция № 1   Лекция № 2   Лекция № 3   Лекция № 4                                                                                         Искам вкъщи !
Б.Чакъров 13.05.2008 г.